Aanwezigheidsverzoek
Met Handbalmeister kun je eenvoudig een aanwezigheidsverzoek sturen naar je spelers voor een wedstrijd. Je spelers kunnen via een link aangeven of ze aanwezig zijn, geblesseerd zijn of niet kunnen komen. Ook kunnen ze een berichtje achterlaten. Zo weet je van tevoren precies wie er komt en kun je de opstelling voorbereiden!
Het aanmaken van een aanwezigheidsverzoek
Tijdens het aanmaken van een nieuwe wedstrijd kom je bij de stap “Aanwezigheidsverzoek”. Hier moet je kiezen of je een aanwezigheidsverzoek wilt gebruiken voor deze wedstrijd:
Ja, gebruik aanwezigheidsverzoek
Er wordt een aanwezigheidsverzoek aangemaakt dat je kunt delen met je spelers
Nee, sla aanwezigheidsverzoek over
Je slaat deze stap over en vult de spelersinformatie handmatig in
LET OP: Om een aanwezigheidsverzoek te kunnen gebruiken, moet je een account hebben aangemaakt in de app. Je kunt dit doen via de instellingen.
Nadat je hebt gekozen voor “Ja”, wordt het aanwezigheidsverzoek automatisch aangemaakt. De app maakt hierbij een unieke link aan die je kunt delen met je spelers. Deze zie je aan het begin gelabeld “Deel aanwezigheidslink”.
De aanwezigheidsverzoek link delen
Zodra het aanwezigheidsverzoek is aangemaakt, verschijnt er een scherm waar je de link kunt delen. Klik op de knop “Deel aanwezigheidslink” (met het deel-icoon) en kies hoe je de link wilt delen:
- WhatsApp: Deel de link direct in een groepschat met je team
- E-mail: Verstuur de link per e-mail
- Kopieer link: Kopieer de link naar je klembord om later te delen
BELANGRIJK: Iedereen met deze link kan de aanwezigheid van alle spelers wijzigen! Deel de link daarom alleen met je eigen teamleden en niet publiekelijk. Dit is bewust zo ontworpen zodat spelers geen account hoeven aan te maken en bijvoorbeeld ouders of partners ook namens een speler kunnen reageren.
TIP: Deel de link bij voorkeur in een besloten groepschat (bijv. WhatsApp-groep van het team) en niet op publieke social media.
Verzamelinformatie instellen
Vervaldatum
Je kunt een vervaldatum instellen voor het aanwezigheidsverzoek. Na deze datum kunnen spelers geen reacties meer achterlaten. Dit is handig als je op een bepaald moment de definitieve opstelling wilt maken.
- Klik op het vervaldatum veld om een datum en tijd te kiezen
- Klik op het kruisje naast de datum om de vervaldatum te verwijderen (spelers kunnen dan tot de wedstrijd begint reageren)
LET OP: Als de wedstrijd begint, wordt het aanwezigheidsverzoek automatisch gesloten, ongeacht de ingestelde vervaldatum.
Verzameltype
Geef aan waar het team verzamelt voor de wedstrijd:
- Op locatie: het team verzamelt direct op de wedstrijdlocatie (meestal bij thuiswedstrijden)
- Op verzamelpunt: het team verzamelt op een andere locatie en reist samen naar de wedstrijd (bijv. bij uitwedstrijden)
Verzameltijd
Stel in wanneer de spelers moeten verzamelen. Dit is meestal eerder dan het officiële wedstrijdtijdstip zodat er genoeg tijd is voor de voorbereiding.
- Klik op het verzameltijd veld om een datum en tijd te kiezen
- De verzameltijd wordt getoond aan de spelers op de aanwezigheidspagina
Verzamellocatie (alleen bij “Op verzamelpunt”)
Als je “Op verzamelpunt” hebt gekozen, kun je een beschrijving opgeven van waar het team verzamelt. Bijvoorbeeld: “Parkeerplaats bij de sporthal” of “Bushalte centrum”.
- Typ de locatiebeschrijving in het tekstveld
- Deze informatie wordt getoond aan de spelers op de aanwezigheidspagina
TIP: Zorg dat alle verzamelinformatie duidelijk is voordat je de link deelt, zodat spelers precies weten wanneer en waar ze moeten zijn!
Reacties volgen
In het aanwezigheidsverzoek scherm zie je in één oogopslag hoeveel spelers hebben gereageerd:
- Cirkelgrafiek: Toont het percentage en aantal spelers dat heeft gereageerd (bijv. “8/11” betekent 8 van de 11 spelers)
- Ververs-knop: Klik op het ververs-icoon om de laatste reacties op te halen
- Tijdlijn: Klik op de cirkelgrafiek om een gedetailleerde tijdlijn te zien met alle reacties per speler
De cirkelgrafiek kleurt:
- Groen: als alle spelers hebben gereageerd (100%)
- Oranje: als meer dan de helft heeft gereageerd (50-99%)
- Rood: als minder dan de helft heeft gereageerd (<50%)
Als spelers een berichtje hebben achtergelaten, zie je deze in de “Berichten” sectie. Hier zie je:
- De naam van de speler
- Wanneer het bericht is verstuurd
- Het bericht zelf
- Een badge met de status (aanwezig, afwezig of geblesseerd)
Reacties toepassen
Nadat spelers hebben gereageerd, zie je in de spelerlijst (stap “Spelerregistratie”) visueel of hun reactie overeenkomt met wat jij hebt ingesteld:
- Groene achtergrond: De reactie van de speler komt overeen met jouw instellingen
- Oranje achtergrond: De reactie wijkt af (bijv. speler heeft zich afgemeld maar jij hebt hem/haar nog op aanwezig staan)
- Geen kleur: De speler heeft nog niet gereageerd en er is dan een licht icoon met vraagtekens zichtbaar
Bij elke speler zie je ook een klein icoon wanneer jouw instelling niet overeenkomt met de reactie van de speler (dus bij een oranje achtergrond).
- Groen vinkje: Speler is aanwezig
- Blessureteken: Speler is aanwezig maar geblesseerd
- Rood ‘verboden’ symbool: Speler is afwezig
Als spelers een berichtje hebben achtergelaten, zie je deze in de “Berichten” sectie. Hier zie je:
- De naam van de speler
- Wanneer het bericht is verstuurd
- Het bericht zelf
- Een badge met de status (aanwezig, afwezig of geblesseerd)
Je kunt alle reacties in één keer overnemen door op de knop “Alle reacties toepassen” te klikken. De app past dan automatisch de aanwezigheid en geblesseerde aan op basis van de reacties van je spelers.
Als je op een speler klikt die heeft gereageerd, zie je een gedetailleerde geschiedenis van alle reacties van deze speler, inclusief eventuele berichten die de speler heeft gestuurd.
Aanwezigheidsverzoek deactiveren
Als je het aanwezigheidsverzoek wilt stopzetten (bijv. omdat je genoeg reacties hebt of de wedstrijd is geannuleerd), kun je op de knop “Deactiveer verzoek” klikken. Spelers kunnen dan geen reacties meer achterlaten via de link.
TIP: Als je het aanwezigheidsverzoek deactiveert, kun je het later opnieuw activeren. De reacties die al zijn binnengekomen blijven bewaard.
Tips voor het gebruik van aanwezigheidsverzoeken
- Privacy: seel de link alleen met je teamleden via een besloten kanaal (bijv. WhatsApp-groep)
- Timing: verstuur het verzoek minimaal 1-2 dagen voor de wedstrijd zodat spelers tijd hebben om te reageren
- Verzamelinformatie: controleer of de verzameltijd en locatie correct zijn ingevuld voordat je de link deelt
- Flexibiliteit: het systeem is bewust eenvoudig gehouden; spelers hoeven geen account aan te maken en kunnen voor elkaar reageren als dat nodig is
- Controle: check altijd de reacties voordat je de opstelling definitief maakt
Reageren op een aanwezigheidsverzoek (voor spelers)
Heb je als speler een link ontvangen van je coach of teamleider? Dan kun je via deze link eenvoudig aangeven of je aanwezig bent bij de wedstrijd. Je hoeft hiervoor geen app te installeren of account aan te maken – de link werkt direct in je browser op je telefoon, tablet of computer. In de volgende stappen leggen we uit hoe je kunt reageren.
De link openen
Als je de gedeelde link opent in een browser (op telefoon, tablet of computer), zie je de wedstrijddetails en een lijst met alle spelers van het team. Bovenaan zie je ook de belangrijke verzamelinformatie:
- Wedstrijddatum en tijd: Wanneer de wedstrijd plaatsvindt
- Locatie: Waar de wedstrijd wordt gespeeld
- Verzamelpunt en verzameltijd: Wanneer en waar je moet verzamelen (dit is eerder dan de wedstrijdtijd!)
LET OP: Met deze link kun je de aanwezigheid van alle spelers aanpassen, niet alleen van jezelf. Dit maakt het mogelijk dat bijvoorbeeld ouders namens hun kind kunnen reageren, of dat één persoon voor meerdere spelers kan aangeven dat ze niet kunnen komen. Behandel de link daarom als vertrouwelijk en deel hem niet met mensen buiten het team.
Jezelf selecteren
De eerste keer dat je de link opent, moet je aangeven wie je bent:
- Klik op je eigen naam in de spelerslijst
- Bevestig met “Ja” op de vraag “Ben jij dit?”
- Je naam verschijnt nu bovenaan in de “Voor mij” sectie
De gekozen naam wordt onthouden, dus bij een volgend bezoek of bij een nieuwe wedstrijd hoef je dit niet opnieuw te doen.
TIP: Je kunt je selectie altijd wijzigen door op de drie puntjes naast je naam te klikken en “Verwijder als mezelf” te kiezen.
Je aanwezigheid doorgeven
In de “Voor mij” sectie kun je snel je aanwezigheid doorgeven met drie knoppen:
- Aanwezig: Je kunt komen (groene knop met vinkje)
- Afwezig: Je kunt niet komen (rode knop met “verboden” symbool)
- Geblesseerd: Je kunt komen maar bent geblesseerd (persoon met blessure)
Als je op een knop klikt, wordt je reactie direct verstuurd. Na het versturen verschijnt er een extra knop waarmee je een berichtje kunt toevoegen (bijv. “Ik kom 10 minuten later”).
Je kunt ook op je naam (of de naam van een andere speler) in de spelerslijst klikken om de uitgebreide popup te openen. Hier kun je in één keer zowel de aanwezigheid opgeven als een berichtje achterlaten.
Overzicht van alle spelers
Onder de “Voor mij” sectie zie je een lijst van alle spelers met hun huidige status:
- Groen vinkje: Speler is aanwezig
- Blessure: Speler is aanwezig maar geblesseerd
- Rood verboden symbool: Speler is afwezig
Je kunt zien hoeveel spelers in totaal hebben gereageerd bovenaan de lijst (bijv. “6/11”).